Wij krijgen regelmatig de volgende vraag van klanten. Ze willen veranderen van boekhoudsoftware en zijn op zoek naar de beste conversietool. De reden om te veranderen is in deze minder relevant, wat wel relevant is: zo’n pijnloos mogelijke overgang van pakket A naar pakket B.
Dus welke conversietool werkt nu? Wel laten we meteen de geest uit de fles laten: geen. Ons inzien, zijn er te veel commerciële profielen die claimen dat hun pakket een conversietool heeft die de perfecte overgang kan faciliteren naar de nieuwe software. Wanneer wij met Finplex zelf praten met de huizen geven deze vaak toe dat de conversietools inderdaad niet zaligmakend zijn, zelfs niet voor pakketten die onder hetzelfde dak zitten.
Er zijn altijd afwijkende dossiers, die bij gelijk welke conversie een pak kopzorgen met zich meebrengen. Vaak zijn uitzonderingen plots zelfs de regel en blijkt die conversietool het paard van Trojes. En ja wij spreken uit ervaring: deze conversietools zijn vaak te vermijden.
Werken ze dan helemaal niet? Uiteraard zou dit ook ongenuanceerd zijn: als je van plan bent stukken te converteren is het vaak haalbaar. Wil je echter als uitkomst een 1 op 1 complete migratie: dan zal je van een kale reis terugkeren.
Dus dan rest de vraag: hoe pak je zo’n overgang dan wél best aan?
Bij de meeste verandertrajecten is er geen tikkende tijdbom, er kan best een overgangsperiode zijn voordat er écht geswitcht moet worden. Dus waarom wacht je dan niet tot het begin van het nieuwe boekjaar? Vaak is dit de op het einde van de rit de snelste én makkelijkste manier.
Op deze manier kan je van start gaan met het overzetten van de openingsbalansen en eventueel een nieuwe start nemen met een ‘aangepast’ rekeningenstelsel. En wat de historieken betreft heb je vermoedelijk nog een leeslicentie op het ‘oude’ pakket en/of ben je gecoverd door een post accounting pakket mét jouw historieken in (of heb je uiteraard jouw historieken in een pdf/bestand getrokken).
Wij merken dat de verandering van boekhoudpakket ook hét ideale moment kan zijn om met een vast rekeningstelsel (zonder enige afwijkingen!) over dossiers heen te werken. Heel veel huidige en toekomstige automatisatie bevindt zich immers op dat domein. Hoe meer patronen herkent kunnen worden in jouw boekingen en boekhouding: hoe meer digitale ogen op termijn over jouw schouder kunnen meekijken en jou helpen!
Dus hier is een oproep: ALS je al wil veranderen van boekhoudpakket, neem daarvoor de juiste stappen en laat je niet verblinden in een systeem dat jou claimt SNEL te helpen, want heel vaak is die er niet.
Trouwens wil je ook van gedachten wisselen rond jouw digitale puzzel met een onafhankelijke partij? Elke FinplexClub-member kan dit een paar keer per jaar doen!
