Accountants én ondernemingen zijn altijd op zoek naar efficiëntie winsten. Meer en meer wordt door softwarehuizen geclaimd dat op vandaag automatisch inboeken op zich al kan. Maar is dit zo? Het antwoord ligt niet enkel bij de technologische mogelijkheden, maar veeleer bij de praktische haalbaarheid op dit ogenblik.
Dus het antwoord is ja én neen. In principe kunnen we stellen dat voor (op papier) eenvoudige boekhoudingen zoals managementvennootschappen de technologie dichter en dichter aan het aanleunen is naar de mogelijkheid tot 100% automatische verwerking, mits het gebruiken van de juiste oplossingen. De OCR/IDR technologie bestaat nu reeds enkele jaren en is echt wel volwassen te noemen.
Echter blijft het oplopen tegen de beperkingen (slechte scans, leveranciers die onzorgvuldig zaken vermelden op een factuur, moeilijkheden met data/factuurnummers,…). Dus een 100% volledigheid zal je hier nooit in kunnen bereiken, eerder een 50-90% nauwkeurigheid wat veldherkenning betreft. Wat wél een 100% sluitende oplossing zou kunnen zijn, is het verwerken van digitale facturen voor deze zogenaamde eenvoudige boekhoudingen zoals UBL (of het efff formaat) er één van is.
Uitdaging daarbij is echter dat het UBL formaat om één of andere gekke reden nog steeds niet omarmd wordt door het gros van de bedrijven én de overheid. Mocht hier een push komen (lees: verplichting zoals het in andere landen ook al gedaan wordt), dan zitten we écht dicht bij een automatische verwerking van de boekhouding op het vlak van factuurverwerking voor ‘eenvoudigere’ dossiers.
Als we echter gaan kijken naar complexere boekhoudingen, zoals analytische boekhoudingen dan kunnen we echt wel stellen dat we nog ver van een oplossing af zijn. Automatische verwerking stopt immers bij interpretatie van woorden of facturen. Dus hier zitten we echt wel met een uitdaging.
Maar ook hier is hoop: er zou immers tussen leveranciers gewerkt kunnen worden met vaste afspraken waarbij vaste regels in een XML of zelfs UBL bestand gezet kunnen worden (er zijn immers ‘vrije velden’ in een UBL bestand). Uiteraard is dit voor heel wat vennootschappen niet haalbaar dus moeten we daar terug gaan kijken naar de technologie en gelukkig is daar ook hoop!
Want met patroonherkenning en technologie zoals GPT-3 waarbij woorden makkelijker en makkelijker een interpretatie kunnen krijgen, zijn we hier stappen aan het zetten. Deze oplossingen staan echter nog in de begindagen dus kunnen we hier niet stellen dat we hier de eerste jaren een écht sluitende oplossing gaan hebben voor het verwerken van facturen.
Dus we kunnen concluderen dat we nog niet tot de oplossingen zijn om jouw boekhouding automatisch te gaan verwerken. Maar we komen dichter en dichter.
