Finplex: ‘Voor welke tools binnen Office365 betaal je nu, maar gebruik je misschien niet?’

De line up van de tools van Microsoft is de laatste jaren alleen maar langer geworden. Nu is de vraag bij heel wat bedrijven: welke tools betaal ik eigenlijk voor (en gebruik ik vaak niet)? En sterker nog: waarvoor dienen ze? Laat mij een poging doen dit voor jou samen te vatten. Zelf ben ik ook geen expert, maar ik heb even in de tools van Office365 gegraven en dit is hoe ik het samenvat.

Als we het hebben over de familie/persoonlijke plannen van Microsoft dan vind je uiteraard de vaste waarden terug zoals PowerPoint, Access, Word, Excel en OneNote. Daarnaast kan je ook Outlook en Publisher krijgen, de laatste echter enkel via een PC-only link. Eveneens krijg je toegang tot Skype en OneDrive. Met OneDrive heb je een beperkte ruimte om je documenten op te slaan.

Als we naar de businessplannen kijken heeft Microsoft iets wat hun business basisplan heet, en ze bevatten eigenlijk geen van die vorige applicaties. Je hebt alleen toegang tot de onlineversies hiervan in het business basisplan, maar je krijgt wel toegang tot Microsoft Teams, wat zowat de centrale hub van Microsoft aan het worden is. Daarnaast krijg je ook nog sharePoint (samenwerkingsplatform), Exchange (mail) en OneDrive (documentmanagement).

Dus je krijgt toegang tot een aantal diensten in een zeer elementair formaat binnen het basisplan. Wanneer je gaat naar het business standaard plan, krijg je wél toegang tot al deze applicaties (dus ook Word, Excel,…) en dat niet enkel in de online versie. Dit maakt alles dus wat werkbaarder en een pak completer.

Een stap hoger is het Premium business abonnement waarbij je de toegang tot Azure Protection Information en ook Intune krijgt, wat het beheer van mobiele apparaten zowaar aangenaam maakt. Ook heb je nu recht op Bookings, een handige tool om je agenda afspraken een stuk te helpen optimaliseren. Om van de échte meerwaarde van business te kunnen genieten ga je echter best de stap naar de Enterprise plannen zetten, want dan heb je recht op alle applicaties.

Je krijgt iets dat Yammer heet, wat eigenlijk lijkt op Facebook, maar dan voor jouw organisatie. Jammer is het wel dat Yammer eigenlijk niet echt sexy is en hierdoor ook minder gebruikt wordt. Teams is eigenlijk Yammer aan het kanabaliseren.

Je krijgt binnen het Enterprise plan ook toegang tot Sway, waarmee je presentaties en demonstraties kunt maken en dat allemaal binnen de applicaties, een beetje PowerPoint op steroïden. Stream is ook beschikbaar via Enterprise, waardoor je in wezen een eigen YouTube kan opzetten door je eigen videos te maken en up te loaden.

Één van de eyecatchers binnen het zakelijke segment is eigenlijk Planner. Planner is een Kanban/ Trello concurrent die u in staat stelt om roadmaps of een planningsoverzicht te krijgen. Ook de Power Apps (en Power Automation) van Microsoft zijn interessant, waarmee je sterkere toepassingen kunt bouwen dan die je al gebruikt en dat door low (of geen) code applicaties Hiermee kan je bijvoorbeeld bots maken binnen Teams. Wat meer IT-kennis is hier wel noodzakelijk.

Op het gebied van analytics krijg je binnen Enterprise iets dat Power BI Pro heet en ook met Myanalytics, kunnen jij en je team dieper graven in data.

Wat we minder spannend vinden is de app MileIQ. Dit is een manier om onderweg je kilometers bij te houden en het kan worden gebruikt als een standalone applicatie. Kortom in tijden van Covid19 compleet nutteloos.

Er zijn wel nog enkele van deze standalone applicaties mét waarde. Nu, laten we beginnen met een paar standalone tools zoals Microsoft Whiteboard. Dit is een whiteboard-tool die kan worden gedownload op iOS en Android en maakt het zeer eenvoudige om samen te werken met anderen in real time. De tweede standalone tool is Microsoft Editor. Deze tool zit in hetzelfde hoekje als Grammarly en kan op Chrome worden geïnstalleerd. Deze tool is beschikbaar bij de persoonlijke en familie plannen. Uiteraard kan je deze ook binnen de businessplannen krijgen.

Een van de grote projectmanagement tools heet Microsoft Project. Microsoft Project stelt je in staat om aan projectmanagement te doen (duuh), en dat door gebruik te maken van bijvoorbeeld Gantt grafieken (als je dat boeit). Op zich zweeft de tool tussen andere tools van Microsoft en overlapt eigenlijk bepaalde andere tools. Als je echter op zoek bent om wat diagrammen en flowcharts te tekenen, dan is Visio de applicatie voor jou. Dit is zeer vergelijkbaar met Microsoft Whiteboard waarmee je geweldige flowcharts en visuals kunt maken die jou en je teams vooruithelpen of meer inzicht geven.

En tot slot binnen het gamma standalone kan je Microsoft ToDo vinden. Op zich kan je dit binnen een gratis account ook gebruiken en is het een ideale taakmanager en een alternatief voor bijvoorbeeld Todoist.

Hebben we nu alles gehad? Neen, ik heb er bewust twee overgeslagen. Binnenkort komt er binnen (vermoedelijk één van deze weken) het business segment nog een tool bij en dat is Microsoft Lists. Hier verwachten wij bij Finplex dan weer zeer veel van. Het lijkt op een combinatie van een planningstool én takentool. Kortom goud in bepaalde sectoren!

Tot slot is er iets wat Microsoft Fluid heet waarmee je elementen uit de apps kunt halen, bijvoorbeeld tabellen, PowerPoint-dia’s,… en die kan je dan weer meer interactief gaan maken. Fluid zullen we in de toekomst dus waarschijnlijk meer zien als een manier om de samenwerking tussen al deze apps te bevorderen.

Hopelijk geeft dit overzicht wat meer duiding bij wat alles is. En zoals altijd staat Finplex klaar om je verder te helpen de juiste keuzes te maken en dieper te graven in al deze tools om jouw organisatie deze optimaal te benutten!